Perguntas e Respostas - FAQ

  1. As pessoas estão com dificuldade de usar o sistema no meu órgão, o que faço?
  2. Quando tramito um processo para um setor, todos os funcionários daquele setor tem acesso?
  3. A sigla de um setor não está aparecendo, o que faço?
  4. Não localizei uma classificação para meu Documento ou Processo no Plano de Classificação, o que fazer?
  5. Ao logar no E-Docs não estão aparecendo os links ou ícones relativos a processos. O que faço?
  6. No meu órgão há terceirizados que trabalham com processos, como faço para que eles tenham acesso ao sistema?
  7. Quando um servidor for exonerado ou se aposentar, ele continuará tendo acesso ao sistema?
  8. Se um servidor entrar de licença, férias ou outro afastamento, ele também perderá acesso ao E-Docs?
  9. O gestor de um setor saiu de férias ou está afastado, o que ocorre quando um processo é tramitado para o setor dele? Como dou continuidade no processo que foi encaminhado a este setor?
  10. Todos os servidores do meu órgão precisam ter cadastro no Acesso Cidadão? E estagiários?
  11. Vai existir algum tipo de "delegação"? No processo físico, usando o SEP, as secretárias / assessores de dirigentes fazem o despacho, o dirigente confere e então assina. Em seguida alguém encaminha no SEP. No E-Docs o diretor / secretário / subsecretário será obrigado e fazer login para fazer a tramitação?
  12. Como saber quem é o responsável / gestor de um determinado setor?
  13. Quem pode autuar processo no E-Docs? Todos podem autuar processo no E-Docs?
  14. Documentos gerados pelos órgãos devem ser assinados pela autoridade responsável e depois ESCANEADOS (Documento Escaneado) ou podem ser gerados eletronicamente NATO DIGITAIS (Documento Eletrônico)?
  15. Quem deve autuar processos no E-Docs? Quem deve capturar documentos no E-Docs?
  16. Tenho algumas configurações que foram feitas no SIARHES (responsável / gestor de setor, comissões, comitês, etc.) porém não aparecem no E-Docs, o que pode estar ocorrendo?
  17. O meu órgão encaminha documentos e processos para órgãos fora do Governo do Estado (Prefeituras, Governo Federal, Justiça, etc.) ou para cidadão, como devo proceder neste caso?
  18. Como dou permissão para que todos os funcionários / servidores de um setor vejam processos encaminhados para aquele setor?
  19. Como acompanhar as mudanças ocorridas no sistema?
  20. Nos grupos automáticos, qual a diferença entre grupos com "E SUBUNIDADES" e grupos sem "E SUBUNIDADES"?
  21. Os estagiários possuem acesso ao sistema?
  22. Como acompanhar as datas de novos treinamentos do E-Docs?
  23. Notei que servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentado 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?
  24. As Comissões permanentes e especiais são consideradas Unidades de Trabalhos?
  25. Os processos de diárias, serão autuados por viagem ou será um processo só para cada servidor?
  26. Quais tipos de documentos são suportados atualmente no sistema?
  27. Qual o limite de caracteres no campo despacho?
  28. Sou ponto focal ou gestor do Acesso Cidadão do meu órgão, porém não consigo acessar a "parte de gestão (administração) do acesso cidadão" ou ela não aparece para mim.
  29. Como sei se os servidores do órgão já se cadastraram no Acesso Cidadão?

As pessoas estão com dificuldade de usar o sistema no meu órgão, o que faço?
Você pode consultar ou enviar algumas fontes de informação para uso dos funcionários de seu órgão. Entre eles:


Caso mesmo assim, esteja com dificuldades, é possível realizar capacitação via ESESP para o seu órgão. Entre em contato com a ESESP ou com a equipe E-Docs através do e-mail e-docs@prodest.es.gov.br

Quando tramito um processo para um setor, todos os funcionários daquele setor tem acesso?
Para setores oficiais, somente o responsável / gestor daquele setor tem acesso a documentos ou processos encaminhados a ele. É possível porém que outras pessoas tenham acesso a processos e documentos de um setor caso seja configurado na Administração do Acesso Cidadão. Para grupos automáticos ou informais (Unidades de Trabalho), todos os membros do grupo tem acesso a documentos ou processos encaminhados a ele.

A sigla de um setor não está aparecendo, o que faço?
As siglas são cadastradas pelo ponto focal ou RH do seu órgão no sistema SIARHES. Entre em contato com um deles. Caso você seja ponto focal ou RH e esteja com problemas, pode entrar em contato com a equipe E-Docs pelo e-mail e-docs@prodest.es.gov.br ou com a equipe do SIARHES pelo e-mail siarhes@seger.es.gov.br

Não localizei uma classificação para meu Documento ou Processo no Plano de Classificação, o que fazer?
Entre em contato com o setor arquivístico local do seu órgão, CADS ou Arquivo Público Estadual. Você também pode pedir auxílio para o Ponto Focal do seu órgão. Lista de CADS.

Ao logar no E-Docs não estão aparecendo os links ou ícones relativos a processos. O que faço?
Isto ocorre quando você não está cadastrado no SIARHES ou, se você é um terceirizado, não foi dada permissão a você para trabalhar com processos. Entre em contato com seu ponto focal.

No meu órgão há terceirizados que trabalham com processos, como faço para que eles tenham acesso ao sistema?
Como os terceirizados não são servidores públicos, e não estão no SIARHES, é necessário que seu órgão dê permissão específica no Acesso Cidadão. Entre em contato com seu ponto focal.

Quando um servidor for exonerado ou se aposentar, ele continuará tendo acesso ao sistema?
Ele terá acesso como cidadão. Ou seja, não verá mais a parte de processos e somente poderá trabalhar com documentos.

Se um servidor entrar de licença, férias ou outro afastamento, ele também perderá acesso ao E-Docs?
Atualmente não. Ele continua tendo acesso ao sistema no setor onde está lotado pelo RH.

O gestor de um setor saiu de férias ou está afastado, o que ocorre quando um processo é tramitado para o setor dele? Como dou continuidade no processo que foi encaminhado a este setor?
Caso somente ele tenha acesso a processos deste setor, os processos ficarão parados neste setor. É possível porém avocar um processo que você tenha tramitado para este setor para re-encaminhá-lo ao local correto. Caso tenha alguma necessidade específica, entre em contato com seu ponto focal.

Todos os servidores do meu órgão precisam ter cadastro no Acesso Cidadão? E estagiários?
Sim. Todos os servidores públicos, inclusive estagiários precisam ter cadastro no Acesso Cidadão. Terceirizados que atuam com processos em seu órgão também precisam de cadastro, além de uma permissão especial concedida. Neste caso, entre em contato com seu ponto focal.

Vai existir algum tipo de "delegação"? No processo físico, usando o SEP, as secretárias / assessores de dirigentes fazem o despacho, o dirigente confere e então assina. Em seguida alguém encaminha no SEP. No E-Docs o diretor / secretário / subsecretário será obrigado e fazer login para fazer a tramitação?
A princípio os dirigentes precisarão sim fazer login para fazer a tramitação. Porém, os dirigentes podem trabalhar de forma facilitada assim como já fazem hoje em processos físicos. Suas secretárias / assessores podem eles mesmos capturar documentos e indicar o dirigente como assinante no módulo de assinatura múltiplas. O dirigente então acessa o sistema somente para assinar o documento. O trabalho posterior de tramitar o processo pode continuar sendo realizado pelas secretárias / assessores.

Como saber quem é o responsável / gestor de um determinado setor?
No próprio sistema E-Docs, você pode verificar esta informação, clicando no ícone de pessoa/dorso ao lado esquerdo do nome do setor. Caso tenha dúvidas adicionais você pode verificar com o ponto focal ou Recursos Humanos do seu órgão

Quem pode autuar processo no E-Docs? Todos podem autuar processo no E-Docs?
Qualquer servidor público, inclusive estagiários e funcionários em Designação Temporária podem autuar processos no E-Docs. Cidadãos e terceirizados, via de regra, não podem autuar processos, a não ser que seja dada permissão explícita na parte de gestão / administração do Acesso Cidadão.

Documentos gerados pelos órgãos devem ser assinados pela autoridade responsável e depois ESCANEADOS (Documento Escaneado) ou podem ser gerados eletronicamente NATO DIGITAIS (Documento Eletrônico)?
As duas formas são válidas, mas recomenda-se, sempre que possível, utilizar documentos nato-digitais, ou seja que sejam gerados eletronicamente, capturados no E-Docs e também assinados pelo próprio E-Docs. Para documentos escaneados, bom salientar os procedimentos arquivísticos que devem ser realizados. Estes procedimentos estão listados no Decreto Estadual nº 4.112-R / 2017 e/ou em Portaria específica do seu órgão.

Quem deve autuar processos no E-Docs? Quem deve capturar documentos no E-Docs?
No processo em papel, em geral, somente um setor (protocolo) possuía os insumos necessários (pasta, adesivo, bailarina, etc.) para autuar processos físicos, em papel. Portanto, era comum enviar vários documentos para que um setor somente autuasse um processo e devolvesse ao solicitante. No processo eletrônico através do E-Docs, qualquer servidor público pode autuar processos e entranhar documentos nele. Qualquer pessoa também pode capturar documentos no sistema.

Algumas configurações que foram feitas no SIARHES (responsável / gestor de setor, comissões, comitês, etc.) não aparecem no E-Docs, o que pode estar ocorrendo?
As atualizações de dados do SIARHES são feitas diariamente. Se a alteração foi realizada hoje, favor aguardar até amanhã e verificar novamente. Caso mesmo assim a alteração não tenha sido efetiva, favor consultar o seu ponto focal e/ou o RH do seu órgão.

O meu órgão encaminha documentos e processos para órgãos fora do Governo do Estado (Prefeituras, Governo Federal, Justiça, etc.) ou para cidadão, como devo proceder neste caso?
Você tem algumas opções:

  • Você pode encaminhar um documento para um CPF externo através do próprio E-Docs, desde que este CPF tenha cadastro no Acesso Cidadão.
  • Quando o sistema tiver um módulo de validação de documentos e assinaturas, você poderá salvar o documento em PDF e encaminhar para o órgão externo por meio eletrônico (ex.: e-mail) ou impresso.
  • Você pode imprimir o documento ou um processo na íntegra e enviar em meio físico.


Obs.: Importante que você verifique questões legais neste caso para cada tipo de processo e se o órgão ou pessoa de destino pode receber documentos / processos em meio eletrônico.

Como dou permissão para que todos os funcionários / servidores de um setor vejam processos encaminhados para aquele setor?
Somente gestores ou administradores do Acesso Cidadão podem realizar esta configuração. Entre em contato com seu ponto focal. Caso você seja gestor ou administrador do Acesso Cidadão, basta você dar permissão de despacho e acesso a documentos para o grupo automático "SERVIDORES LOTADOS EM " no setor em que desejar.

Como acompanhar as mudanças ocorridas no sistema?
As mudanças ocorridas no sistema são listadas na página inicial do mesmo, ou o histórico que pode ser visto no menu ao clicar no canto superior esquerdo e clicar em "Sobre".

Nos grupos automáticos, qual a diferença entre grupos com "E SUBUNIDADES" e grupos sem "E SUBUNIDADES"?
“E SUBUNIDADES” significa todos os servidores / funcionários que estão naquele setor e mais todos os servidores / funcionários abaixo deste setor. Caso não tenha este texto, significa todos os servidores somente daquele setor, sem considerar os setores abaixo do mesmo.

Os estagiários possuem acesso ao sistema?
Sim, todos os estagiários possuem acesso ao sistema e precisam fazer cadastro no Acesso Cidadão.

Como acompanhar as datas de novos treinamentos do E-Docs?
As datas de treinamento são divulgadas a todos os pontos focais e também podem ser acompanhadas diretamente no site da ESESP.

Notei que servidores efetivos com Cargo em Comissão ou Função Gratificada, são apresentado 2 vezes, tanto com o cargo efetivo quanto com o cargo comissionado. É normal essa situação?
Isto ocorre devido a configurações realizadas pelo RH no SIARHES. Sem entrar nos detalhes técnicos de Recursos Humanos, basicamente o RH do seu órgão ou da SEGER pode indicar que um servidor está lotado em vários setores distintos. Todos os setores em que ele está lotado aparecerão. Isto não ocorre com todos os funcionários e, em alguns casos (ex.: médico, professor, funcionário cedido), essa característica é necessária para o correto funcionamento do sistema.

As Comissões permanentes e especiais são consideradas Unidades de Trabalhos?
Se as comissões já estiverem no SIARHES irão aparecer automaticamente no E-Docs, sem precisar de cadastrar Unidades de trabalho no Acesso Cidadão.

Os processos de diárias, serão autuados por viagem ou será um processo só para cada servidor?
Do ponto de vista de sistema E-Docs, as duas formas irão funcionar. O método/forma de trabalho para cada tipo de processo deve ser decidido pelo seu órgão, salientando a existência de procedimentos normatizados via UECI.

Quais tipos de documentos são suportados atualmente no sistema?
Atualmente o sistema suporta somente documentos do tipo PDF. Futuramente o sistema suportará outros formatos.

Qual o limite de caracteres no campo despacho?
Atualmente o campo despacho possui um limite de 2.000 caracteres

Sou ponto focal ou gestor do Acesso Cidadão do meu órgão, porém não consigo acessar a "parte de gestão (administração) do acesso cidadão" ou ela não aparece para mim.
Entre em contato com a equipe E-Docs pelo e-mail e-docs@prodest.es.gov.br.

Como sei se os servidores do órgão já se cadastraram no Acesso Cidadão?
Atualmente a única forma de ver isto é através da parte de gestão/administração do Acesso Cidadão e somente pessoas autorizadas e/ou pontos focais conseguem acessar. Se você possui este acesso siga os passos a seguir:

  • https://sistemas.es.gov.br/prodest/acessocidadao.admin/gruposservidores/grupo/automaticos/
  • Pesquisar por “Servidores da organização” (“Servidores da organização PRODEST”, por exemplo);
  • Clicar no olho para ver todos os membros;
  • Todo mundo que tiver e-mail já tem conta;