Antes de entrarmos na discussão sobre assinatura,é importante esclarecermos o que é um documento eletrônico. Em 24 de agosto de 2001, o Presidente da República editou a Medida Provisória nº 2.200-2, que instituiu a Infra-Estrutra de Chaves Públicas Brasileira, o ICP-Brasil

"O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 62 da Constituição, adota a seguinte Medida Provisória, com força de lei:

Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Art. 2º A ICP-Brasil, cuja organização será definida em regulamento, será composta por uma autoridade gestora de políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras composta pela Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas Autoridades Certificadoras - AC e pelas Autoridades de Registro - AR."

Essa medida provisória foi a primeira iniciativa legal visando à regulamentação jurídica do documento eletrônico no país e, ainda hoje, constitui seu principal fundamento. A Medida Provisória nº 2.200-2 buscou adequar o ordenamento jurídico brasileiro às necessidades do comércio internacional. Conforme mencionado, a Medida Provisória nº 2.200-2 foi a primeira iniciativa governamental concreta tendente a regulamentar o documento eletrônico no país.

A dúvida que paira é se a referida medida provisória continua em vigor, tendo em vista o disposto no § 3º do art. 62 da Constituição da República, na redação dada pela Emenda Constitucional nº 32, de 11 de setembro de 2001:

"Art. 62. Em caso de relevância e urgência, o Presidente da República poderá adotar medidas provisórias, com força de lei, devendo submetê-las de imediato ao Congresso Nacional.

(...)

3º. As medidas provisórias, ressalvado o disposto nos §§ 11 e 12 perderão sua eficácia, desde a edição, se não forem convertidas em lei no prazo de sessenta dias, prorrogável, nos termos do § 7º, uma vez por igual período, devendo o Congresso Nacional disciplinar, por decreto legislativo, as relações jurídicas delas decorrentes."

A resposta é afirmativa. A Medida Provisória nº 2.200-2 está em vigor, não por acaso.

As novas disposições constitucionais, decorrentes da Emenda nº 32, são aplicáveis apenas às medidas provisórias editadas após a sua entrada em vigor, ou seja, após 11 de setembro de 2001.

Ocorre que a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, é anterior à Emenda nº 32. Portanto, não foi atingida por esta.

ASSINATURA DIGITAL

Feitas essas considerações, passa-se, agora, à análise do conteúdo da Medida Provisória nº 2.200-2. Nesse sentido, cabe transcrever o artigo 10 e seu parágrafo primeiro:

"Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil."

Não obstante a precisão técnica, o § 1º do art. 10 é um dispositivo que já nasceu desatualizado. Ele se refere ao Código Civil de 1.916, norma revogada em 10 de janeiro de 2003, quando entrou em vigor o novo Código (Lei nº 10.406 de 10 de janeiro de 2002).

Entretanto, do ponto de vista material, o § 1º não foi prejudicado, pois o art. 219 do novo Código repete, ipsis litteris, o texto do art. 131.

ASSINATURA ELETRÔNICA

Importantíssimas a disposição contida no § 2º do artigo 10:

"Art. 10. (...)

2º. O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento."

Neste ponto é onde se abre a possibilidade para que se utilize outro meio de comprovação de autoria e integridade do documentos eletrônicos, o que chamamos de assinatura eletrônica.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital? Embora correlacionadas e ambas dotadas de valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.

O que é assinatura eletrônica?

Basicamente toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária ou por meio de certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações, velocidade no fechamento de negócios, praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório.

O e-Docs permite usar assinatura eletrônica por meio de “usuário + senha”. 

A assinatura eletrônica é uma versátil substituta da velha assinatura no papel. Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento. Por possuírem valor jurídico, entram em atas de reunião, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura termo de referência, comunicados internos, ofícios, além de inúmeras outras possibilidades.

O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.

https://jus.com.br/artigos/7154/a-regulamentacao-legal-do-documento-eletronico-no-brasil/2

E a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir segurança extrema na autenticidade das documentações. Fazendo uma lista gradual de níveis de segurança entre os tipos de assinaturas existentes, seria assim: a digital com grau máximo de autenticação, seguida pelas demais formas de assinatura eletrônica até chegar à assinatura no papel, a mais vulnerável e burocrática de todas.

Essa assinatura utiliza um par de chaves: 

=> a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;

=> a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.

As codificações são diferentes em cada assinatura e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já fixada. Como se fosse pouco, tudo isso ainda é chancelado por uma Autoridade Certificadora. Essa entidade é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.

O uso do certificado digital pode ser exigido em alguns documentos bastantes específicos, como na emissão de uma nota fiscal eletrônica. Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. Lembrando que, desde janeiro de 2017, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de 3 funcionários e pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é necessário para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.

O e-Docs oferece suporte a captura de documentos assinados digitalmente com certificados no padrão ICP-Brasil

É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. A assinatura digital diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um subscritor com base em algoritmos e criptografia. Ela tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto a seu remetente) e tempestividade (Autoridade Certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento). Já a assinatura digitalizada é apenas a assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.

Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Por mais que a assinatura digital possa ser aplicada em todo tipo de documento, a maioria deles não precisa desse nível de autenticação. Na prática, a assinatura eletrônica já costuma ser mais que suficiente para validar contratos e consolidar documentos.

Com o rápido avanço tecnológico da atualidade, as assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a segurança dos usuários, sejam eles empresas ou pessoas físicas. Cada vez mais complexas, as formas criptográficas asseguram a autenticidade dos documentos. Graças ao crescimento da procura por ambas as ferramentas, a necessidade de se evitar fraudes e de garantir acesso a um recurso confiável fica cada vez maior, seguindo como prioridade. 

A legislação brasileira disciplinou a assinatura eletrônica, de forma mais ampla, englobando todas as suas modalidades — inclusive a assinatura digital. Essa regulamentação se deu por meio da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, conforme os termos de seu artigo 10:

Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei 3.071, de 1º de janeiro de 1916 – Código Civil.

Os meios eletrônicos de assinatura já são adotados até mesmo nos órgãos públicos. Em alguns deles, como no Judiciário, essa aplicação acontece há mais de 10 anos! Veja o que nos diz o artigo 2º da Lei Federal 11.419, de 2006:

O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?

1.  Redução significativa de custos

O uso da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso dessa tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.

Pense bem: sem o uso de papel, dispensa-se também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como de materiais para arquivamento — como pastas e caixas. Isso sem falar na redução de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz.

2. Compromisso com a sustentabilidade

Se, por um lado, a redução de papel representa diminuição de custos, por outro, implica em uma sinalização ao mercado de respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que impactem positivamente a sociedade ou o meio ambiente.

3. Melhorias na gestão de dados

Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Assim, você tem a possibilidade de catalogá-los por assunto, a fim de encontrar rapidamente documentos antiquíssimos por meio de ferramentas especiais de busca. Isso é gestão de dados de excelência, detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.

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