FAQ 30 - Por que classificar os documentos? Se não existe classificação, o que fazer?

Por que classificar os documentos?
• O objetivo da classificação é dar visibilidade às funções e às atividades vinculadas aos documentos produzidos ou recebidos, atribuindo-lhes códigos específicos conforme o Plano de Classificação das atividades-meio ou fim, colocando-os efetivamente no contexto orgânico em que eles foram gerados.

A partir da classificação é possível identificar os prazos de guarda e a destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente, estabelecidos na Tabela de Temporalidade, evitando o acúmulo desordenado e desnecessário de informações. Como resultado, será possível recuperar os dados contidos nos documentos, independente do seu suporte (papel ou nato-digital), de maneira rápida e organizada.

Se não existe classificação, o que fazer?
• Em alguns casos não é possível atribuir um código de classificação ou assunto a um documento, nesse caso é necessário entrar em contato com a Coordenação de Gestão Documental (COGED/ARQUIVO PÚBLICO - coged@ape.es.gov.br/ (27) 3636 6140), solicitando esclarecimentos sobre os procedimentos de classificação inexistentes no Plano de Classificação.