E-Docs Glossário

Esta sessão possui uma lista alfabética dos principais termos relacionados ao sistema E-Docs

Abrangência: Determina a abrangência de um processo. Do ponto de vista jurídico abrangência será onde o ato administrativo vai ser executado ou tomada a decisão ou onde irá produzir seus efeitos.

Acesso Cidadão: Sistema único de autenticação do Estado integrado com o SIARHES
Veja Também: SIARHES

Assinatura Digital: Assinatura utilizando Certificado Digital que permite aferir a origem e a integridade do documento. Assemelha-se a uma assinatura com reconhecimento de firma em cartório.
A sua validade está embasada nos seguintes instrumentos legais:Decreto Estadual Nº 4.112-R de 14 de Junho de 2017 no Art. 6º.
Medida Provisória Nº 2.200-1, de 27 de Julho de 2001, Art. 12, § 1º.
Veja Também: Certificado Digital, Assinatura Eletrônica, Decreto 4.112-R, MP 2200-2

Assinatura Eletrônica: No âmbito do E-Docs, é a assinatura realizada através de usuário e senha utilizando a sua conta do Acesso Cidadão.
A sua validade está embasada nos seguintes instrumentos legais:
Decreto Estadual Nº 4.112-R de 14 de Junho de 2017 no Art. 6º § 1º.
Medida Provisória Nº 2.200-1, de 27 de Julho de 2001, Art. 12, § 2º.
Veja Também: Acesso Cidadão, Decreto 4.112-R, MP 2200-2

Atos de Processo: São as ações realizadas no processo como, por exemplo: autuação, despacho e desentranhamento
Veja Também: Processo

CADS: Comissão Setorial de Avaliação de Documentos. Grupo permanente e multidisciplinar, existente em cada órgão do Estado, responsável pela elaboração e aplicação, em suas respectivas áreas de atuação, dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, dentre outras atividades concernentes à Gestão Documental. Lista de CADS dos órgãos
Veja Também: PROGED

Capturar Documentos: A captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema E-Docs. É o ato de "subir" um documento no E-Docs e classificá-lo corretamente. Documento capturado é um documento que foi enviado ao sistema e encontra-se classificado, e, se for o caso, assinado eletrônicamente ou digitalmente.
Veja Também: Documento Avulso, Documento Eletrônico, Documento Escaneado, Valor Legal de Documentos

Cargo ou Função: Papel desempenhado por um servidor público no desempenho de suas atividades, podendo ser relativo ao seu cargo efetivo, seu cargo comissionado, sua função gratificada ou de acordo com sua lotação em setores dos órgãos.

Certificado Digital: Arquivo eletrônico que serve como identidade virtual para uma pessoa física ou jurídica emitido por órgão competente e autorizado pelo Governo Federal

Classe (Plano de Classificação): Primeira divisão de um plano de classificação. É efetivamente a definição de um tipo de documento ou processo no sistema

Comissão: É um grupo de pessoas formalmente designado pela Administração Pública para o desempenho de atividades específica. Exemplos: Comissão de Licitação; Comissão de Fiscalização; Comissão de Ética. No E-Docs estes grupos são provenientes do SIARHES e foram cadastrados pelo setor de Recursos Humanos do órgão
Veja Também: SIARHES, Grupos Atumáticos

Despachar: É o ato de encaminhar um processo instruído para um órgão, setor, grupo ou pessoa (servidor público ou cidadão).

Documento Avulso: É um documento que foi capturado no sistema E-Docs que pode ser do tipo Eletrônico ou Escaneado.
Veja Também: Captura de Documentos, Documento Eletrônico, Documento Escaneado, Valor Legal de Documentos

Documento Eletrônico: Também chamado de Documento Nato-Digital é o documento que foi gerado diretamente no computador por meio próprio ou por outrém. Exemplos: Um documento em word gerado por uma pessoa ou um documento obtido na Internet.
Veja Também: Valor Legal de Documentos

Documento Escaneado: É um documento em papel que foi ou será digitalizado (escaneado) para ser capturado no sistema.
Veja Também: Documento Capturado, Captura de Documentos, Valor Legal de Documentos

Documentos Capturados: São documentos que passaram pelo processo de Captura (envio) e estão disponíveis no sistema.
Veja Também: Capturar Documentos, Captura de Documentos, Valor Legal de Documentos

Documentos Credenciados: São documentos aos quais uma pessoa tem acesso pois obteve permissão para acessá-lo. Você pode estar credenciado para acessar um Documento no E-Docs em 3 situações:
- Ao capturar um documento você automaticamente é credenciado para acessá-lo.
- Ao receber um documento avulso de outra pessoa você recebe credenciamento para acessá-lo.
- Ao receber um processo, você recebe credenciamento para acessar todos os documentos entranhados no mesmo até o momento em que recebeu o processo e o despachou. Isto é similar a um processo físico. Se você recebeu um processo terá acesso a todos os documentos que fazem parte do processo até este momento. Ao despachar este processo para outro setor ou pessoa você não terá acesso a nenhum outro documento que tenha sido entranhado nele posteriormente a não ser que possua permissão explícita para tal.
Veja Também: Capturar Documentos, Documento Avulso, Processo

Documentos Públicos: São documentos que usuários do E-Docs definiram como público e qualquer pessoa com acesso ao sistema poderá visualizá-los

E-Docs: Sistema eletrônico de processos administrativos e documentos eletrônicos. Sua definição completa é:
Sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos digitais, que contempla os procedimentos de autuação, despacho, tramitação, classificação, prazos de guarda, arquivamento e destinação final.

Entranhar Documentos: É o ato de inserir um Documento Avulso a um processo.

Função Gratificada: É uma função específica e remunerada atribuída a um servidor por meio de ato oficial do dirigente do órgão. Difere-se do cargo comissionado, pois as funções gratificadas não fazem parte do organograma formal de um órgão, nem estão lotadas em um setor específico.

Grupos Automáticos: São grupos criados automaticamente no E-Docs através de informações provenientes do SIARHES. Atualmente são 3 tipos de grupos: Comissões, Grupos por Lotação, Grupos por Ocupação
Veja Também: SIARHES, Comissões, Grupos por Lotação, Grupos por Ocupação

Interessados: Órgão, Setor, Pessoa ou Empresa interessada em determinado processo.

Grupos por Lotação: Grupos criados automaticamente do SIARHES que organizam todos os servidores de um órgão de acordo com a sua lotação. Os nomes são em geral formatados da seguinte maneira: “Servidores de <NOME_DO_ÓGÃO> - (COM/SEM SUBUNIDADES)”.

“COM SUBUNIDADES” significa todos os servidores que estão naquele setor e mais todos os servidores abaixo deste setor.
“SEM SUBUNIDADES” significa todos os servidores somente daquele setor, sem considerar os setores abaixo do mesmo.
Veja Também: SIARHES, Setor, Grupos por Ocupação

Grupos por Ocupação: Por Ocupação: similares aos grupos “Por Lotação”, são grupos criados automaticamente do SIARHES (glos) que organizam todos os servidores de um órgão de acordo com a sua Ocupação(glos). Os nomes são em geral formatados da seguinte maneira: “<OCUPAÇÃO> <NOME_DO_ÓGÃO> (COM/SEM SUBUNIDADES)”.
Veja Também: SIARHES, Setor, Grupos por Lotação

Plano de Classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, elaborado pelo PROGED no caso do plano de classificação da área meio (comum a todos os órgãos) ou pela CADS do órgão, no caso do plano de classificação da área fim (específica do órgão)
Veja Também: CADS, PROGED

Processo: Conjunto de documentos e atos processuais sequenciados de forma temporal relativos as atividades realizadas pelos órgãos da Administração Pública. São a representação de forma eletrônica dos processos físicos que, antes do E-Docs, eram realizados pelo SEP.
Veja Também: Atos Processuais, E-Docs, SEP

PROGED: Programa de gestão documental do governo do Estado do Espírito Santo
Veja Também: CADS

Setor: São comitês, conselhos, comissões, área e setores que estão inseridos na estrutura formal do organograma do estado.
Veja Também: Unidade Organizacional

SEP: Sistema Eletrônico de Protocolo. Sistema que controla a autuação, tramitação e arquivamento de processos em meio físico

SIARHES: Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo. Compreende a gestão do pessoal ativo no âmbito do Poder Executivo - Administração Direta, Autarquias e Fundações - e o pagamento de Benefícios Previdenciário dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
Integrado com o Acesso Cidadão, no E-Docs é utilizado para localizar servidores em Unidades Organizacionais
Veja Também: Acesso Cidadão, E-Docs

Termos de Autuação: São documentos gerados automaticamente pelo sistema toda vez que um processo é autuado, criado. São como se fossem as capas dos processos em papel atualmente e trazem dados básicos do processo como classificação, resumo, responsável pela autuação, abrangência, interessados, etc.

Termos de Desentranhamento: São documentos gerados automaticamente pelo sistema toda vez que documentos são desentranhados (retirados) de um processo e trazem informações relativas aos documentos que foram desentranhados e a justificativa par ao seu desentranhamento.

Termos de Despacho: São documentos gerados automaticamente pelo sistema toda vez que um processo é despachado e trazem informações relativas a pessoa que realizou o depacho, o conteúdo do despacho e sua assinatura.

Unidade de Trabalho/Grupo de Trabalho: São comitês, conselhos, comissões, área e setores que NÃO estão inseridos na estrutura formal do organograma do Estado, mas executam atividades específicas de autuação, despacho ou tramitação de processos e documentos.
Veja Também: Unidade Organizacional

Unidade Organizacional: São comitês, conselhos, comissões, área e setores que estão inseridos na estrutura formal do organograma do estado.
Veja Também: Unidade de Trabalho/Grupo de Trabalho, Setor

Valor Legal de Documentos: Define a validade dos documentos produzidos no âmbito do E-Docs com base no Decreto 4.112-R de 14 de Junho de 2017.
Documentos Eletrônicos possuem valor legal de documento original.
Documentos Originais Escaneados possuem valor legal de cópia autenticada administrativamente.
Outros tipos de documentos escaneados, inclusive cópias autenticadas em cartório, possuem valor legal de cópia simples.
Veja Também: Documento Eletrônico, Documento Escaneado